Jede Organisation besteht, um wertsteigernde Leistungen zu schaffen.
Diese Leistungen werden vollendet durch ein Netzwerk von Prozessen; die Struktur des Netzwerkes ist jedoch komplex. Es ist wichtig, die hauptsächlichen Prozesse hervorzuheben, die Abläufe zu vereinfachen und einer Rangfolge zu unterwerfen.
Ein Hauptzweck des Managementsystems ist es, die Strukturen und Prozesse so zu verbessern, dass eine ständige Optimierung der Bedingungen und Voraussetzungen für wertschöpfende Leistungen erreicht werden kann. Diese Steuerungssystematik bedarf einer organisationsbezogenen Anpassung – eine universelle Eignung kann es daher nicht geben.
Das Managementsystem sollte den zum Erreichen der Ziele erforderlichen Umfang haben sowie entsprechend der besonderen Art der Geschäftstätigkeit strukturiert und ihr angepasst sein. Um eine optimale Wirksamkeit zu erzielen und die Erwartungen von Patienten und der Gesellschaft zu erfüllen, ist es wesentlich, dass das System an die Art der Tätigkeit der Organisation und an die angebotenen Leistungen angeglichen wird.
Die Auswahl geeigneter Teilsysteme, Elemente sowie Prozesse und der Umfang, in dem sie von einer Organisation übernommen und angewendet werden, hängt ab vom Markt ab, von den Leistungen, den Produktionsprozessen sowie von den Erfordernissen der Patienten und Verbraucher.
Das System hat miteinander verknüpfte Aspekte: Bedürfnisse und Erwartungen des Patienten (Vertrauen auf die Fähigkeit), Erfordernisse und Interessen des Unternehmens (Qualität zu optimalen Kosten) und gesellschaftliche Ansprüche (Akzeptanz). Ein gut strukturiertes QM-System ist ein wertvolles Führungsmittel für die Optimierung und Lenkung der Einrichtung im Hinblick auf Nutzen-, Kosten- und Risikobetrachtung.